Paragraaf Bedrijfsvoering

Deze paragraaf gaat over de ontwikkelingen binnen het capaciteitsbudget, de inhuur (kosten en percentages) en personele kengetallen. De rapportage laat afwijkingen zien ten opzichte van de Voorjaarsnota 2024.

Werking van het capaciteitsbudget
Het capaciteitsbudget bestaat uit drie onderdelen:

1. het salarisbudget personeel
2. inhuurbudget bij ziekte en vacatures en
3. inhuurbudget voor overige inhuur

Dit zijn communicerende vaten. Dit betekent dat we salarisbudget mogen omzetten naar inhuurbudget en andersom. Daarbij mag het totaal niet hoger worden. We mogen het totaal alleen ophogen met andere budgetten. Bijvoorbeeld rijksbijdragen, subsidies en materiële budgetten.

Een budgethouder verdeelt zijn capaciteitsbudget over de drie genoemde onderdelen. Het uitgangspunt is dat vast werk wordt uitgevoerd door medewerkers die in dienst zijn bij Zaanstad. Om verschillende redenen kan de budgethouder kiezen voor externe inhuur. Bijvoorbeeld wanneer het werk tijdelijk is, bij ziekte of wanneer er sprake is van tijdelijk geld.

(Bedragen x € 1.000)

Toelichting capaciteitsbudget en additionele dekking
De stijging van de capaciteitskosten ten opzichte van de prognose bij de voorjaarsnota bedraagt € 14,25 mln. De stijging van het capaciteitsbudget komt door een toename van externe inhuur. Gedurende het jaar zijn er taken en projecten bijgekomen en er is tijdelijk ingehuurd als gevolg van vacatures en/of ziekte. Hiervoor is extra personeel nodig. Dit betreft onder meer projecten Volkshuisvesting, projecten Woningbouwimpuls en taken uit specifieke uitkeringen (SPUK’s). Voor € 11,42 mln. is additionele dekking beschikbaar, zoals externe bijdragen en inzet van materieel budget (zie onderstaande tabel). Voor het restant van € 2,83 mln. is geen dekking en daarvoor wordt een beroep gedaan op de algemene middelen.

(Bedragen x € 1.000)

*) Netto capaciteitsbudget = totaal capaciteitsbudget - additionele dekking.

Het restant van € 2,83 mln., waarvoor geen dekking is, wordt als volgt verklaard:

1. Binnen de opgave Verstedelijking kan een deel van de inhuur niet worden gedekt. Dit betreft onder andere:

• ondersteunende adviesfuncties en hogere personele lasten ten behoeve van het beheer van de openbare ruimte;
• personele kosten waarvan de dekkingsbron uit de reserve duurzaamheid is komen te vervallen;
• moeilijk vervulbare vacatures en langdurige ziekte.

2. Binnen het programma Hoofdstuk Financiën is het aantal bezwaar- en beroepszaken voor onroerende zaakbelastingen en naheffingsaanslagen parkeerbelasting explosief gestegen. Het vraagt extra personeel/inhuur om dit te verwerken. Daarnaast zijn er extra lasten uit inhuur voor vacatures die moeilijk met vast personeel kunnen worden ingevuld en door langdurig verzuim. Ook het actief inzetten van een deurwaarder om achterstallige betalingen te innen heeft tot hogere lasten geleid.

3. Binnen de opgave Veiligheid zijn de lasten voor handhaving en toezicht hoger als gevolg van inhuur vanwege langdurig verzuim. Ook is extra capaciteit ingezet op toezicht tijdens evenementen.

Kengetallen capaciteitsbudget, percentage inhuur en personeel

*) Aantal inwoners per 1 januari 2023 (prognose): 158.099, per 1 januari 2024 (prognose): 161.969. Bron: Grondslagen Begroting 2024-2027 | Voorjaarsnota 2023-2027

Toelichting kengetal capaciteit
De stijging van het capaciteitsbudget per inwoner wordt veroorzaakt door toename van de kosten voor inhuur.

*) Aantal inwoners per 1 januari 2023 (prognose): 158.099, per 1 januari 2024 (prognose): 161.969. Bron: Grondslagen Begroting 2024-2027 | Voorjaarsnota 2023-2027

Toelichting op kengetallen personeel
Bezetting (aantal daadwerkelijke medewerkers omgerekend naar fte (36 uur)): +39 fte.

Ten opzichte van de voorjaarsnota is de bezetting per saldo gestegen met ca. 39 fte:

• Bij de opgave Verstedelijking is het gelukt om moeilijk vervulbare vacatures in te vullen. Hier, en ook op andere plekken, is daarnaast inhuur omgezet naar vaste dienstverbanden. Tegelijkertijd is het werk ook toegenomen, waardoor aan de ene kant extra personeel is aangenomen, maar soms ook is gekozen voor inhuur.

• Bij de opgave Veiligheid was de vraag vanuit PACT Zaandam-Oost om extra in te zetten op Ondermijning. Aan die vraag is gehoor gegeven. Het aantal medewerkers bij afdeling Aanpak Ondermijning is daarom iets toegenomen.

• Bij de opgave Samen werken aan Zaanstad is formatie toegevoegd voor het programma Zaanstad open!. Ook zien we dat er tijdelijk medewerkers zijn aangenomen voor projecten, zoals voor Pact Zaandam-Oost bij afdeling Communicatie.

Overige ontwikkelingen op het gebied van personeel

Nieuwe reiskostenregeling
Vanaf 1 september 2024 heeft Zaanstad een nieuwe reiskostenregeling. Medewerkers krijgen nu netto € 0,23 per kilometer voor hun woon-/werkverkeer vergoed. Eerder moesten medewerkers hun reiskosten fiscaal uitruilen met hun Individueel Keuze Budget (IKB). Door deze nieuwe regeling houden medewerkers meer IKB over. Dit kan bijvoorbeeld worden ingezet om een fiets of extra verlofdagen te kopen of om een eigen opleiding mee te betalen.

Deze nieuwe regeling is een verbetering van onze arbeidsvoorwaarden en helpt ons met de concurrentie op de arbeidsmarkt. We merkten dat de reiskosten steeds vaker onderwerp van gesprek waren bij sollicitanten, maar ook bij onze eigen medewerkers. We verwachten onder andere op wervingskosten te besparen om zo de kosten van de nieuwe regeling te kunnen dekken.

Apparaatslasten
Zoals eerder aangegeven, is het nadeel op het capaciteitsbudget € 2,83 mln.
Via de kostenverdeling van de afdelingsbudgetten hebben we een bedrag van € 6,22 mln. verdeeld over de producten. Er is voor € 3,38 mln. dekking gevonden via de inzet van materiële budgetten (-€ 2,56 mln.), inzet van bestemmingsreserves (-€ 0,52 mln.) en de inzet van de stelpost overhead (-€ 0,21 mln.). Het bedrag van de kostenverdeling komt als volgt tot uitdrukking op de programma’s: